De club
KSC Wielsbeke is een voetbalclub met een uitgebouwde jeugdwerking. Zoals bij de meeste clubs draait de administratie er op vrijwilligers: mensen die dit erbij doen, ’s avonds, naast een gewone job.
Dat is een belangrijk gegeven. Een oplossing die technisch perfect is maar te veel vraagt van wie ermee moet werken, wordt in zo’n omgeving stilletjes weer verlaten.
De opdracht
Ik heb de club zelf benaderd: ik wilde de jeugdwerking steunen, en deed dat in de vorm waar ik het meeste waarde mee kan toevoegen: development. Na een intakegesprek over waar het bestuur het meeste tijd aan verloor, ben ik beginnen bouwen.
Wat er écht aan de hand was
Het lidgeld werd betaald via een gewone overschrijving. Op zich werkt dat — het geld kwam binnen. Het probleem zat erna: om te weten wíé betaald had, moest de financieel verantwoordelijke de rekeninguittreksels doornemen en handmatig een Excel-lijst aanvullen. Elk jaar opnieuw, voor het volledige ledenbestand, avond na avond.
Voor de kledij was er helemaal geen systeem. Elke bestelling van een extra short of trainingsjas werd apart geregeld via persoonlijk contact, met de administratie en de opvolging van de betaling die daarbij hoort.
De diagnose was dus niet dat er geen online betaling was. Het was dat betaling en opvolging volledig los van elkaar stonden, en dat een vrijwilliger het gat daartussen met de hand moest dichten.
De aanpak
Lidgeld met een betaalstatus die zichzelf bijhoudt. Leden schrijven zich in en betalen meteen online. De betaalstatus is daarmee geen afgeleide meer van een bankuittreksel, maar een gegeven in het systeem zelf. De financieel verantwoordelijke krijgt een melding per mail bij elke inschrijving en volgt alles live op een dashboard.
Gespreid betalen, zonder dat het opvolgwerk wordt. Niet elk gezin kan een lidgeld in één keer ophoesten, zeker niet met meerdere kinderen bij dezelfde club. Daarom kan een lidgeld in schijven betaald worden: het eerste deel bij de inschrijving, waarna er voor elke volgende schijf automatisch een mail met een nieuwe betaaluitnodiging vertrekt. Voor de ouders is dat toegankelijkheid. Voor de club is het cruciaal dat die spreiding géén extra opvolgwerk oplevert, want dan was het middel erger dan de kwaal.
De Excel is blijven bestaan. Dit is de beslissing waar ik het meeste van verwacht heb en die het meeste heeft opgeleverd. De financieel verantwoordelijke kan nog altijd een Excel downloaden, in exact dezelfde opmaak als de lijst die hij vroeger met de hand bijhield. Niet omdat het systeem het nodig heeft, maar omdat hij het nodig heeft. Iemand die al jaren op een bepaalde manier werkt, ga je niet overtuigen door hem zijn houvast af te nemen. Het handwerk is verdwenen, de vertrouwde weergave niet.
Kledijbestellingen als eigen toepassing. Ouders en spelers bestellen extra kledij rechtstreeks online en betalen meteen. Wat vroeger een reeks losse afspraken was, is nu één stroom met een overzicht erachter.
Eetmomenten per wedstrijd. Bij thuiswedstrijden van het eerste elftal kan er voor de match gegeten worden. Daarvoor maakt de club per wedstrijd een formulier aan waarop supporters hun bestelling doorgeven, hun plaats reserveren en betalen in één beweging.
Gescheiden geldstromen. In Mollie werk ik met aparte betaalprofielen, zodat de inkomsten voor het eerste elftal en die voor de jeugdwerking gescheiden blijven. Een club is boekhoudkundig geen één geheel, en de software hoort dat te weerspiegelen.
Een interne reservatietool. Tot slot een toepassing waarmee bestuurders, trainers en medewerkers de ruimtes op de club kunnen reserveren, het soort coördinatie dat anders in groepsgesprekken en misverstanden eindigt.
Het resultaat
In het eerste seizoen kwamen er al meer dan 220 online inschrijvingen en meer dan 50 kledijbestellingen binnen. Het manuele werk dat daar vroeger aan vasthing, het doornemen van uittreksels en het bijwerken van de lijst, is verdwenen. Dat scheelt de financieel verantwoordelijke volledige avonden per jaar.
Minstens even belangrijk: de tools worden effectief gebruikt, door ouders en spelers die geen enkele reden hebben om zich in software te verdiepen. In een vrijwilligersorganisatie is dat de enige maatstaf die telt.
De samenwerking loopt door, met nieuwe modules die er stap voor stap bijkomen.
